Toda grande empresa tem seus processos para reembolso de despesas feitas pelos funcionários. Em geral, eles são burocráticos para os usuários (funcionários que fazem as despesas e pedem o reembolso) e trabalhosos para quem precisa fazer as conferências e processar os pagamentos. Invariavelmente, auditorias internas travam os pagamentos e provocam com isso reações de insatisfação nos funcionários.
Foi para resolver este problema que surgiu a Appzen, uma startup que utiliza Inteligência Artificial para automatizar todo este processo. Funciona da seguinte forma: no momento em que o funcionário submete uma despesa, o sistema identifica e interpreta todos os seus detalhes, incluindo quem, como e porque foi feito aquele gasto. Em seguida, o sistema consulta centenas de bases de dados para garantir que não existe fraude, maus uso ou violação de leis ou regras internas. Por exemplo, para checar uma despesa com combustível, o sistema é capaz de cruzar dados de geo-localização do celular, o preço do litro do combustível naquele posto naquele momento e os clientes visitados no dia, para dizer se a quantidade de litros e o preço por litro estão corretos. Por último, cada relatório de despesas recebe uma classificação de risco e aqueles com alta pontuação são considerados de alto risco, recomendando-se uma revisão pela equipe especializada.
Com isso, o esforço de auditoria é imensamente reduzido, pois os especialistas passam a só atuar nas excessões. A Appzen afirma que, em média, estes custos são reduzidos em 80% e a experiência do funcionário melhora na mesma proporção, pois eles deixam de ser submetidos a questionamentos infundados, que tomam tempo, aborrecem aqueles que agem corretamente e tornam o processo de reembolso mais lento.
O sistema da startup já está integrado com algumas ferramentas de gestão usadas por grandes empresas, como Oracle, Concur e Netsuite, tornando a sua implantação bastante simples. Os fundadores, os indianos Anant Kale e Kunal Verme, são experientes profissionais, que trabalharam por anos, respectivamente, na Fujitsu e na Accenture, onde viveram de perto as dores do processo que hoje resolvem. E entre os investidores, nomes de peso como Mastercard, Bloomberg e 500 Startups. Entre os prêmios que a startup já ganhou, está o de melhor empresa de Inteligência Artificial do ano, pelo Artificial Intelligence Awards, uma premiação bastante reconhecida no meio. É um belo exemplo de como a Inteligência Artificial pode ajudar (e não necessariamente substituir) o ser humano no seu dia a dia.
